Je kunt het vast raden, werken als eventmanager is héél dynamisch en divers. Evenementen zijn meestal een hoogtepunt voor bedrijven, een gebeurtenis om naar uit te kijken. Voor mij als eventmanager neem ik dat gegeven altijd mee. Een gebeurtenis om naar uit te kijken, maar nog belangrijker, het moet een gebeurtenis zijn om met veel plezier naar terug te kijken. De manier waarop aanwezigen het evenement zullen herinneren is mijn uitgangspunt.
Wat komt daar nu allemaal bij kijken? Laten we voorop stellen dat geen enkele dag hetzelfde is. Als we toch in een notendop een samenvatting willen maken van een gemiddelde dag, begint mijn dag zo:
Communicatie, cliché maar waar
Ik neem vroeg mijn agenda door en het check mijn e-mails. Dit is essentieel om op de hoogte te blijven van eventuele veranderingen of urgente zaken die aandacht vereisen. Soms komen er last-minute onvoorziene wijzigingen door, en dan is het essentieel om flexibel te zijn. Even puzzelen, en weer door. Daarom is communicatie cruciaal in dit vak, alles hangt af van goede, heldere communicatie. Ik begin dus mijn dag meestal met snelle updates via telefoon of chat met teamleden of klanten.
De volgende stap, een kort overleg met mijn team. We bespreken taken voor de dag en de voortgang van de lopende evenementen. Het is belangrijk om mijn team op de hoogte te stellen, want samen ben je natuurlijk sterker, en kan je elkaar opvangen mits dit nodig is.
Kort op de bal
Vervolgens duik ik in een sessie van intensieve planning. De focus-mode staat hier volop aan. Dit kan het bijwerken van het draaiboek inhouden, het finaliseren van de gastenlijst, en het coördineren van de tijdlijn met sprekers of entertainers. Gedurende de dag voer ik gesprekken met leveranciers over diensten zoals catering of decoratie om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt.
Creatief brein
Probleemoplossing is een vast onderdeel van mijn dag. Of het nu gaat om het oplossen van een last-minute afzegging van een leverancier of het aanpakken van technische problemen, ik moet snel kunnen schakelen en effectieve oplossingen kunnen bieden. Creatief ingesteld zijn is hierin belangrijk, want wat doe je als de oplossing een nieuw probleem meebrengt? Vaak is dit het geval, en dan is het belangrijk om snel te schakelen en creatief te zijn.
Dit kan inmiddels vrij chaotisch overkomen, maar hé, wat verwacht je anders van een creatief brein?
In alle chaos hervindt de orde zich
Zodra het evenement plaatsvindt, ben ik altijd aanwezig om alles te overzien. Ik zorg voor de ontvangst van gasten, manage de catering en houd toezicht op de entertainment. Na afloop van het evenement volgt een evaluatie met het team om te bespreken wat goed ging en wat verbeterd kan worden. Reflectie is belangrijk, want de volgende keer willen we natuurlijk weer presteren, en misschien nog wel beter dan de keer ervoor. De orde, alles wat op zijn plek valt, ik geniet hier enorm van.
Netwerken
Naast deze operationele taken besteed ik ook tijd aan netwerken en relatiebeheer. Dit kan zowel tijdens het evenement zelf zijn als op andere netwerkevenementen. Het is altijd leuk om bekende gezichten tegen te komen, maar ook om nieuwe samenwerkingen aan te gaan. Vaak komen daar enorm leuke dingen uit.
Het werk als eventmanager vereist organisatorische vaardigheden, sterke communicatieve vaardigheden en de capaciteit om snel te denken en te reageren. Deze dynamische en soms hectische rol trekt mensen aan die houden van variatie en uitdaging in hun werk. Het is uitdagend, maar de voldoening van een succesvol evenement maakt alles de moeite waard.
